伝わりやすい文章とは？

仕事

手書きの機会は減ったものの、PCやスマホでも仕事においても必須なのが文章作成。書き手の意図をきっちりと伝えられる読みやすい文章は、仕事の円滑さや人間関係にも大きく影響します。

①PREP法で構成する

POINT（結論）・REASON（理由）・EXAMPLE（具体例・根拠）・POINT（再結論）の順に文章を構成する方法。簡潔で分かりやすい文章を書く際に用いると有効です。今日も降水確率は90%です。雨の日が増えてきました。しばらくは急な降雨に注意しなくてはなりません。気象庁によれば3日前に梅雨入りしたようです。

↓ 雨の日が増えてきました。（結論）
気象庁によれば3日前に梅雨入りしたようです。（理由）
今日も降水確率は90%です。（具体例）
しばらくは急な降雨に注意しなくてはなりません。（再結論）

②長文を避ける

一般に人が文字の羅列を読み取ろうとする際、80文字を超える文章は意味を理解しにくくなり、40文字前後が適切とされています。分割できる文章は切るようにし、文末に変化を付けることで単調かつ幼い文面にしないことも重要。～です、ます、だ、である、の文末表現や体言止めなどを織り交ぜて構成することもポイントです。

③「否定文」を極力避ける

日本語は文末を読むまで肯定文なのか否定文なのかを判別しにくい特徴があります。そのため否定文を肯定的内容に捉えられることがあるので注意が必要です。

×あなたが作成したデータがなければ、今回のプレゼンは成功しなかった。

〇あなたの作成したデータのおかげで、今回のプレゼンは成功した。

④なるべく平易な表現を心がける

難しい漢字や外来語を多用するのはカッコよく見えるようでいて、読み手に対しては不親切な行為です。広い範囲の読み手がいることを想定して表現を選定しましょう。リズムを整えたり専門性を高めたり文章を引き締めるために、たまに意図的に入れ込むのは良いでしょう。

⑤完成した文章を音読してみる

書いた文章は読み手がいてこそのもの。読みづらい文章は音読したとしてもスムーズにいかないものです。書き上げた文章は自ら読み返し（黙読でも可）違和感や不自然さがあったら修正すべきでしょう。

まとめ

SNSの発達により短文でのやり取りが主になっている現代ですが、仕事やプライベート問わず文章をしたためる機会はまだまだなくなりそうにありません。そんな私たちの生活の中で必要な文章作成のポイントについて、今回はお伝えしました。文章作成の際はどんな場面でも読み手がいることを念頭に置き、是非スムーズな意思疎通に役立ててくださいね。